Главная » Ваш юрист » Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, зарегистрированным на территории РФ, с целью осуществления операций, связанных с наличными средствами, требуется руководствоваться Порядком ведения кассовых операций, который утвержден Указанием Центробанка 11 марта 2014 г. N 3210-У.

С целью учета операций по приходу и выбытию денежной наличности и денежных документов в кассе предприятия, необходимо оформлять Кассовую книгу.

Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Кассовая книга – утвержденная унифицированная форма (КО-4), в которой осуществляется регистрация всех операций по движению наличных денег, а также денежных документов в кассе учреждения.

Таким образом, если в организации есть касса, ведение кассовой книги обязательно! Форма КО-4 формируется в 1-м экземпляре. Исключения составляют крупные предприятия, имеющие обособленные филиалы. В данном случае, каждое обособленное подразделение заполняет отдельную книгу.

Необходимо обратить внимание на порядок заполнения и правильность оформления журнала кассира, так как данный документ подлежит тщательной проверке со стороны банка, в котором открыт расчетный счет предприятия, и других контролирующих органов. 



В случае нарушения порядка оформления КО-4, на организацию накладываются значительные штрафы.

Правила заполнения

Надлежит с полной ответственностью отнестись к формированию кассовой книги, для того, чтобы исключить негативные последствия со стороны контролирующих органов.

Алгоритм оформления унифицированной формы:

Титульный лист содержит обязательные реквизиты:

  • наименование организации, которое должно соответствовать учредительным документам/ фамилия, имя, отчество ИП;
  • за какой период оформлена кассовая книга – месяц, квартал, год;
  • наименование подразделения – в случае когда предприятие имеет филиалы, обособленные подразделения;
  • ОКПО – указывается на основании Общероссийского классификатора совокупных юридических организаций и предприятий.

Максимальный срок, за который может формироваться книга кассира, составляет один календарный год, вне зависимости от количества произведенных за этот период операций. В случае когда одного журнала оказалось недостаточно, то заводится следующий и так далее. Записи делаются в хронологическом порядке и не прерываются.

Очередность кассовых книг определяется исходя из дат, указанных на титульном листе.

Важный момент в первый рабочий день года необходимо:

  • все страницы КО-4 пронумеровать и прошить;
  • на последней странице сделать отметку о количестве листов журнала, заверить росписью руководителя и главного бухгалтера учреждения, поставить печать;
  • заполнение книги кассира осуществляется ежедневно по мере проведения операций с наличностью. В дни, когда операций не было, ф. КО-4 заполнять не надо.



Порядок ведения кассовой книги на бумажном носителе

Существует определенный порядок оформления журнала кассира в рукописной форме.
Лист состоит из 2 идентичных частей с линией отреза:

  • 1 часть – непосредственно лист журнала кассы,
  • 2 часть – отчет кассира, к которому подшиваются подтверждающие документы: приходные и расходные ордера, ведомости на заработную плату, доверенности и так далее.

Заполнение двух частей осуществляется одновременно через копирку, после чего одна часть отрывается.

Основанием для осуществления записей в журнал являются ПКО и РКО. Поле «Номер документа» соответствует их номерам.

В конце дня подводится оборот по поступлению и выбытию денежной наличности, и выводится остаток на конец дня. Журнал кассира ведется в рублях и копейках.

Графа «Остаток на начало дня» соответствует графе «Остаток на конец дня» предыдущего листа. Когда это 1-ый лист календарного года – то показателю на конец предыдущего года. Каждую страницу журнала заверяет кассир и главный бухгалтер. Указывается количество ПКО и РКО цифрами и прописью.

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде



Существуют некоторые особенности формирования журнала кассы с применением программных средств:

  • Формирование журнала в электронном виде допускается, когда организованы мероприятия по ограничению доступа к финансовым документам;
  • К началу текущего дня требуется составить 2 идентичные печатные формы: «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Формы должны отражать требуемые реквизиты и быть пронумерованы по порядку;
  • Журнал кассира формируется за конкретный период, который определяется учетной политикой организации: месяц, квартал, год. На последнем вкладыше надлежит указать общее количество страниц за период: Пронумеровано и прошнуровано листов. Требуется обратить внимание: сшитая книга с указанием количества страниц за период подтверждается росписью директора и главного бухгалтера учреждения.

Сам принцип внесения записей в ф. КО-4 аналогичен порядку заполнения журнала рукописным способом.

Кассир обязан:

  • в конце текущего дня проверить правильность заполнения журнала и заверить ее своей росписью;
  • оформить отчет кассира с приложением всех подтверждающих документов и обеспечить передачу его в бухгалтерию учреждения;
  • обеспечить брошюровку и сохранность вкладных листов формы.

Заполнение полей

Пошаговый алгоритм формирования ф. КО-4:

  • В шапке требуется прописать число, месяц, год. Проверить наличие нумерации страницы журнала;
  • По строчке «Остаток на начало дня» проставить цифрами (в руб. и коп.) сумму наличных денег, которая числится в кассе на начало. Данный показатель должен соответствовать гр. «Остаток на конец дня» предшествующей страницы. Если это 1-ая страница нового календарного года последней странице за прошедший год;
  • Графа «Номер документа» содержит данные о порядковых номерах ПКО и РКО;
  • Графа «От кого получено или кому выдано» содержит сведения о направлении расходования денежной наличности, а также об источниках ее поступления. Пример, возврат командировочных расходов от Петрова Е.К.; выдано на хозяйственные нужды Соколову Т.П.; выплата зарплаты;
  • Графа «Номер субсчета или корреспондирующего счета» бухгалтерские проводки:
    по счету 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами. Например: 51 «Расчетный счет», 62 «Покупатели и заказчики», 70 «Заработная плата», 71 «Подотчетные суммы» и т.д. ИП указанный столбец не заполняют;
  • Графы «Приход» и «Расход» отражают суммы средств, которые поступили или выбыли в течение операционного дня (в рублях и копейках через запятую. Пример: 523,64);
  • Строка «Перенос» отражает суммы по столбцам приход/расход соответственно;
  • 2-ая страница: по строчке «Итого за день» обобщается стоимость всех проведенных операций за день отдельно по приходу и расходу;
  • «Остаток на конец дня» рассчитывается по нижеприведенному алгоритму:
    Остаток на начало + гр. 4 «Приход» гр. 5 «Расход». Отражается через запятую в руб. и коп. Самостоятельной строчкой выделяется объем наличности на осуществление выплат по зарплате, выплате социального характера;
  • Необходимо помнить, что пустые строчки журнала перечеркиваются знаком Z так, чтобы не оставалось свободных полей;
  • На завершающем этапе необходимо указать ФИО кассира и бухгалтера, количество (прописью) ПКО и РКО.



Обязательное ведение кассовой книги

В соответствии с требованиями действующего законодательства, все организации обязаны хранить денежную наличность на банковском счете, а подавляющее большинство расчетов между юридическими лицами должно осуществляться исключительно в безналичном порядке.

Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Обратите внимание, когда наличные не используются для осуществления расчетов, оформление книги не требуется. Таким образом, можно выделить 3 категории юридических лиц, которые обязаны вести КО-4:

  • предприятия, которые ведут свою деятельность, используя наличные средства, несмотря на наличие счета в банке,
  • предприятия, которые ведут расчеты безналичным способом, но в обращении имеют наличные средства,
  • предприятия, которые не используют свои доходы на банковских карточках, но пользуются ими.

С июня 2014 г. ИП освобождены от обязанности применения Порядка ведения кассовых операций, на основании Указаний ЦБ № 3210-У от 11.03.2014г.

Кем должна вестись кассовая книга

Унифицированная ф. КО-4 заполняется:

  • кассиром либо иным сотрудником (бухгалтером, заместителем директора), который назначается гендиректором из штата предприятия;
  • непосредственно директором учреждения;
  • индивидуальным предпринимателем либо иным работником из штата фирмы.



Сотрудник, ответственный за осуществление денежных операций, назначается на основании приказа или распоряжения учреждения. С ним заключается Договор о полной материальной ответственности.

На крупных предприятиях контроль за правильностью ведения ф. КО-4, как правило, возлагается на главного бухгалтера. Когда в штате учреждения имеется несколько кассовых сотрудников, назначается старший кассир, ответственный за соблюдение финансовой дисциплины.

Все записи в финансовых документах производит кассир. Он выдает наличные денежные средства из кассы учреждения и подтверждает эти операции записью в форме. Именно кассир заверяет личной росписью каждую заполненную страницу журнала, подтверждая свою ответственность за совершенные операции.

Главный бухгалтер или старший кассир ежедневно в конце текущего дня проверяет правильность оформления ф. КО-4.

Требования для ИП и ООО

Письмом № ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 налоговой службой даны рекомендации по применению требований Положения № 373-П. Надо обратить внимание на следующие моменты:

  • ИП, которые ведут налоговый учет по спецрежимам налогообложения: ЕСХН, ЕНВД, упрощенной системе налогообложения и патентной системе налогообложения имеют возможность не заполнять кассовые документы и унифицированную форму КО-4. Обратите внимание: это право, а не обязанность!
  • Обязаны заполнять форму и оформлять все необходимые первичные документы субъекты малого предпринимательства. Данное положение обязательно к применению!



Если открытое акционерное общество имеет в своей структуре обособленные подразделения, где также осуществляются наличные денежные операции, необходимо оформлять КО-4 каждым таким подразделением.

С целью обобщения информации о финансовых операциях по всему предприятию, необходимо закрепить в учетной политике порядок составления и передачи данных о проведенных операциях в головную бухгалтерию ООО.

На основании Положения № 373-П, осуществление передачи отчета кассира по истечении отчетного периода обособленными филиалами, может осуществляться двумя способами:

  • в электронном виде,
  • на бумажном носителе.

Форматы ведения кассовой книги

Существует 2 варианта формирования КО-4:

  • на бумажном носителе;
  • с использованием специальных программных средств.

Унифицированную форму установленного образца можно приобрести в магазине либо изготовить типографским способом. Журнал, как правило, содержит 50 или 100 листов.

При использовании ПО важно:

  • организовать защиту от стороннего проникновения к финансовой документации предприятия;
  • исключить потерю, внесение неверных данных, дублирование операций;
  • обеспечить архивацию программной базы и формирование резервных копий.

Прошивка кассовой книги

Для этого необходимо:

  • Определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;
  • Пронумеровать все листы;
  • При помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;
  • На книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.



Исправления

Новым порядком 373-П разрешается вносить исправления в журнал кассы. При этом необходимо соблюсти следующие требования: надлежит указать дату внесения исправления, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление документа.

Последовательность действий при выявлении ошибки:

  • Составить служебную записку на имя главного бухгалтера о выявленной ошибке;
  • Распоряжением директора назначается комиссия, в полномочия которой входит осуществление контроля за внесением исправлений;
  • Когда ошибка не искажает показатели остатков денежной наличности – аккуратно зачеркивается неверные данные, вносится верная информация. Внесенные исправления заверяются 2-мя подписями – кассира и главбуха. Важно: в случае внесения нескольких исправлений – заверяется каждое;
  • В том случае, когда ошибка влечет за собой исправления в остатках на начало или конец дня и не представляется возможным корректировка зачеркиванием, то перечеркивается вся страница и делается пометка «аннулировано». Далее оформляется новый лист с верными данными. Помните: страницы вырывать нельзя.

Важно! Вносить исправления запрещается:

  • в унифицированную форму КО-4, оформленную в электронной форме;
  • в приходные и расходные ордера.



Проверка налоговыми органами

При осуществлении надзорных мероприятий, налоговые инспектора особое внимание уделяют следующим вопросам:

  • наличию КО-4, правильности и полноты отражения в ней всех операций;
  • выявлению фактов превышения утвержденного лимита кассы.

Обратите внимание: ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы.

Денежную наличность, превышающую утвержденный остаток, надо своевременно зачислять на банковский счет.

Допускается превышение лимита кассы только в период выплаты зарплаты и в выходные дни, в случае осуществления финансовой деятельности.

При установлении нарушений, в отношении предприятия возбуждается административное делопроизводство. Привлечь учреждение к ответственности и наложить штраф возможно только в течение 2-х месяцев со дня совершения правонарушения. Размеры штрафов составляют до 50 тыс. рублей на учреждение и от 4 тыс. до 5 тыс. рублей на директора.

Самые читаемые:

Замена СНИЛС при смене фамилии как обязательная процедура
Процедура замен...
Какие документы нужны для развода через суд и через ЗАГС?
Когда совместна...
Отпуск по уходу за ребёнком: правила 2015 года и особенности предоставления
Наверняка всем ...
Разрешение на строительство в московской области 2016-2017: актуальные условия, процедура оформления
Быстрое получен...
Неустойка по договору долевого участия: основные понятия и принципы калькуляции
Сегодня активно...
Закон о тайне усыновления и последствия разглашения тайны
В Основном доку...
Как произвести раздел квартиры при разводе?
Развод – процес...
Приватизация земельных участков, находящихся в аренде, а также их объединение, раздел и залог
После того как ...
Что такое капитализация процентов достоинства и недостатки
  Юрид...
Земельные участки для ветеранов боевых действий инструкция по получению
Законодательная...
Отсрочка от армии в школе очень полезная поправка в законе
Теперь парни, к...
Как провести согласование перепланировки квартиры?
Жилье в многокв...
Получение субсидии на жилье по программе Молодая семья
Программа &laqu...
Что такое реструктуризация долга процедура и последствия
Реструктуризаци...
Как можно проверить полис ОМС
Что включает...
Бланк доверенности на управление транспортным средством порядок оформления
Что представ...
Вам или ребенку ничего не завещано? Есть право на обязательную долю в наследстве
Права граждан н...
Нужна ли медицинская справка при замене водительского удостоверения?
Практически каж...
Оплата штрафа ГИБДД банковской картой
Оплата банко...
Какие документы понадобятся для регистрации брака?
Создание супруж...
Как проверить правильность начисления пенсии по старости в 2017 году?
В 2016 году в с...
Каким образом и где получить справку об отсутствии судимости в Москве
Если вам потреб...
Как начисляются больничные формула для расчета
Больничный лист...
Возраст вступления в брак в России. Нужно снижать или нет? Ищем ответ
Брачный возраст...
Трудовой договор ИП с продавцом, образец и содержание документа
Индивидуальный ...
Где оформить дарение квартиры?
Договор дарения...
Какой способ управления многоквартирным домом лучше выбрать собственникам жилья?
В Жилищном Коде...
Можно ли отменить усыновление какие основания нужны для отмены усыновления ребенка
Многие семьи не...

О admin

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

x

Check Also

Как уменьшить размер алиментов на ребенка?

Размер алиментов можно уменьшить – законодательство позволит плательщику снизить выплаты на детей, если обстоятельства действительно не позволяют сохранить прежний уровень. Сделать это можно только посредством ...

Управление многоквартирными домами теперь будет осуществляться по лицензии

Президентом РФ Владимиром Путиным подписан законопроект, направленный на лицензирование предпринимательской деятельности касаемо управления многоквартирными домами. По официальным сообщениям пресс-службы Кремля, с 1 мая 2015 осуществление ...

Сколько человек можно прописать в квартире, доме, комнате

Прописка необходима для контроля со стороны государства над миграцией населения. Прописка подтверждала, что гражданин постоянно проживает по определенному адресу. Прописка делится на: Постоянную: предоставляется по ...

Заявления на выдачу или замену паспорта образец заполнения

Статья раскрывает большинство спорных моментов и отвечает на все вопросы о том, как писать заявление на выдачу или замену паспорта РФ. Мы поможем подробно разобраться, ...

Неуплата алиментов веская причина для лишения родительских прав

Момент, когда супруги принимают решение о разводе – не самый простой в моральном плане. Но к переживаниям всегда добавляются денежные вопросы, особенно когда в семье ...

Как купить залоговую квартиру

В последние годы на рынке недвижимости резко вырос спрос на залоговые квартиры. Чем обусловлен высокий спрос на данный вид недвижимого имущества, как оформляется покупка ипотечной ...

Правила ведения и хранения трудовых книжек практические нюансы

Трудовая книжка – это персональный документ, фиксирующий данные о трудоустройстве человека и его взаимоотношениях с работодателями. При ведении требует соблюдения определенных правил, которые необходимо знать ...

МРОТ в 2016 году минимальный размер оплаты труда в РФ

В Российской Федерации минимальный размер оплаты труда (МРОТ) применяется для регулирования оплаты труда граждан и определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ...

Достойное содержание себя и ребенка — подать на алименты без развода

Существует заблуждение, что алименты можно потребовать только при распаде семьи. Второе, не менее распространенное заблуждение, это уверенность российской женщины в том, что по алиментным обязательствам ...

Президентская стипендия для студентов и аспирантов в России: условия получения

Стипендия главы государства была ратифицирована ещё президентом Борисом Ельциным в 1993 г. Изначально она предназначалась одаренным студентам и аспирантам. Такие выплаты являются своего рода финансовой ...

Можно ли отказаться от наследства

Если гражданин признан наследником, то у него есть право принять либо не принять полагающееся ему наследственное имущество. Если наследник окончательно решил отказаться от наследства, ему ...

Особенности договора ренты земельного участка и его отличие его от аренды

Довольно часто в правоведении встречаются термины, которые, несмотря на различия в сущности обозначаемых ними понятий, часто воспринимаются обычными гражданами как одно и то же. Так ...

Имеет ли юридическую силу фактический брак?

Семья – это ячейка общества. Но можно ли назвать семьей пару, не вступившую в законный брак? В современном мире все больше встречается молодых людей, которые ...

С чего стоит начинать бракоразводный процесс в ЗАГСе?

Под бракоразводным процессом понимается официальное прекращение брака, при котором не достаточно просто разойтись по разным углам, прекратить вести общее хозяйство или перестать общаться. Расторжение брака ...

Пошаговая инструкция по установлению отцовства в судебном порядке

Каждый ребёнок мечтает о полной семье. А для мальчиков наличие отца практически жизненная необходимость. Но что делать, если родители не заключили между собой брак на ...

Как узаконить перепланировку квартиры?

Ранее существовавшее жилищное законодательство настолько усложняло процесс перепланировки квартиры на законных основаниях, что многие собственники квартир производители ее без всякого на это разрешения, руководствуясь только ...

Оформление и регистрация права собственности на квартиру

Квартира – это не только жилой объект, но и предмет различных сделок и споров. Можно проживать долгое время в квартире или доме и не иметь ...

Покупка земли под ИЖС у администрации

Покупка земельного участка у местной администрации под строительство жилого дома на сегодняшний день является одним из актуальных видов сделок в объектами недвижимости. В нашей статье ...

Необходимые документы для выписки из квартиры

Прежде чем осуществить выписку, первоочередно следует подготовить пакет документации, куда входят: Лично составленное заявление в свободной форме. Удостоверение личности. Учетно-воинские документы. Домовая книга частного собственника, ...

Получаем выписку из ЕГРП для объекта недвижимости

Благодаря существованию «Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним» граждане нашего государства могут довольно легко и при любой необходимости получить выписку ...

Возможен ли раздел машины при разводе?

Создавая семью, люди стараются нажить как можно больше имущества. Если брак распадается, они начинают делить нажитое. Раздел машины – сложный вопрос, зачастую приводящий разводящиеся пары ...

Какой способ управления многоквартирным домом лучше выбрать собственникам жилья?

В Жилищном Кодексе РФ отсутствует определение понятия «управление многоквартирным жилым домом», но данной теме отдан целый раздел. Что же это такое и как собственники жилья ...

Особенности и правила развода при наличии детей

Содержание Как развестись, если есть дети? Особенности процедуры при наличии несовершеннолетнего ребенка Особенности и правила развода при наличии детей  Правила развода при наличии детей несколько ...

Сроки административного задержания инструкция по содержанию

Административное правонарушение: общая информация Административное правонарушение – это нарушение, вследствие чего физическое или юридическое лицо несет ответственность за свои неправомерные действия относительно других лиц. На ...

Рейтинг@Mail.ru